Aggiornato a settembre 2026. Le regole degli acquisti pubblici cambiano spesso: prima di procedere verifica sempre soglie e adempimenti con il RUP o con l'ufficio contratti del tuo ente.

Chi compra forniture per un ente pubblico non sceglie solo in base al prezzo o alla comodità: deve usare lo strumento giusto per l'importo, documentare la scelta del fornitore e rendere tracciabile ogni pagamento. Questa guida mette in ordine i passaggi per acquistare forniture per ufficio nella PA: quando si può fare un affidamento diretto, quando serve il MEPA, quali atti e controlli sono necessari e come deve essere fatta la fattura.

Le soglie da conoscere per forniture e servizi

L'importo si calcola al netto dell'IVA e sull'intero fabbisogno: dividere artificiosamente un acquisto in più ordini per restare sotto una soglia non è consentito.

Nell'affidamento diretto l'ente sceglie il fornitore anche senza confrontare più preventivi, purché abbia esperienze documentate e idonee alla fornitura. Raccogliere più preventivi è una buona pratica, ma non trasforma l'affidamento in una gara. Resta il principio di rotazione: sopra i 5.000 euro, di norma, non si riaffida allo stesso fornitore uscente nella stessa fascia di importo e categoria, salvo le deroghe motivate previste.

Il MEPA: chi deve usarlo e con quali strumenti

Per gli acquisti di beni e servizi da 5.000 euro fino alla soglia europea le amministrazioni statali devono ricorrere al MEPA; le altre amministrazioni, come comuni ed enti locali, possono usare il MEPA, un altro mercato elettronico o il sistema telematico della centrale regionale, e la Corte dei conti nel 2026 ha riconosciuto anche le piattaforme digitali certificate come alternativa legittima. Per scuole e università le regole sono in parte diverse: conviene verificarle con il DSGA o con l'ufficio acquisti dell'ateneo.

Sul MEPA gli strumenti sono tre:

• Ordine diretto: si acquista dal catalogo del fornitore alle condizioni pubblicate. È il più rapido per forniture standard.
• Trattativa diretta: si negozia con un solo operatore economico, per esempio su quantità, prezzo o tempi. È la forma tipica dell'affidamento diretto sul mercato elettronico.
• Richiesta di offerta (RdO): si mettono a confronto più operatori sulla stessa richiesta.

L'abilitazione al MEPA non esonera l'ente dai controlli: Consip verifica a campione i fornitori abilitati, ma la verifica dell'affidatario resta in capo alla stazione appaltante, con le semplificazioni previste sotto i 40.000 euro.

Gli atti: decisione a contrarre e CIG

Serve sempre una decisione a contrarre, cioè la determina o un atto equivalente, anche per piccoli importi e anche quando si ordina dal MEPA. Nell'affidamento diretto può essere un atto unico, adottato dopo aver individuato il fornitore, che indica l'oggetto, l'importo, il contraente, le ragioni della scelta e il possesso dei requisiti.

Il CIG è obbligatorio per ogni affidamento, a prescindere dall'importo. Si acquisisce in modalità digitale attraverso una piattaforma certificata o, sotto i 5.000 euro, dall'interfaccia web di ANAC. Non è più necessario indicarlo prima nella decisione a contrarre: va acquisito entro la conclusione dell'affidamento e poi riportato nell'ordine, nella fattura e nel pagamento. Gli affidamenti vanno pubblicati anche nella sezione Amministrazione trasparente, compresi quelli di importo minimo.

Requisiti del fornitore e DURC

• Sotto i 40.000 euro il fornitore attesta i requisiti con una dichiarazione sostitutiva, su modello semplificato o con il DGUE. L'ente li verifica, anche a campione con criteri fissati ogni anno. Se un controllo non li conferma, il contratto si risolve, l'ente informa ANAC e può sospendere il fornitore dalle sue procedure.
• Dai 40.000 euro i requisiti si verificano prima della stipula.
• Il DURC, cioè la regolarità contributiva, fa parte dei requisiti: l'ente lo acquisisce d'ufficio e lo controlla di nuovo prima dei pagamenti.

Nell'affidamento diretto non si chiede la garanzia provvisoria, e l'ente può motivatamente non chiedere quella definitiva. Il contratto si può stipulare anche per corrispondenza commerciale.

Fattura elettronica, split payment e pagamento

La fattura elettronica alla PA passa dal Sistema di Interscambio ed è indirizzata al codice univoco dell'ufficio che l'ente comunica al fornitore. Deve riportare il CIG, e il CUP quando la spesa rientra in un progetto che ne ha uno: senza, l'ente non può pagarla.

La scissione dei pagamenti (split payment) si applica agli enti compresi negli elenchi pubblicati dal Dipartimento delle Finanze: il fornitore emette la fattura con l'IVA in scissione, l'ente paga al fornitore l'imponibile e versa l'IVA direttamente all'Erario. L'Unione europea ha prorogato l'autorizzazione fino al 30 giugno 2029.

Il pagamento segue le regole di tracciabilità dei flussi finanziari: il fornitore comunica un conto corrente dedicato e il bonifico riporta il CIG in causale.

Criteri ambientali minimi

Per le categorie coperte da un decreto sui criteri ambientali minimi, fra cui carta per copia, cartucce e toner, arredi per ufficio e prodotti per la pulizia, le specifiche tecniche e le clausole contrattuali dei CAM sono obbligatorie per qualunque importo, affidamenti diretti compresi. Prima dell'ordine chiedi al fornitore come il prodotto soddisfa i criteri e controlla sulla scheda le certificazioni dichiarate, da conservare agli atti.

Checklist per l'ufficio acquisti

Prima dell'ordine

• Stimare il fabbisogno complessivo, senza frazionarlo per restare sotto una soglia.
• Scegliere lo strumento giusto per l'importo: sotto i 5.000 euro anche fuori dal MEPA; sopra, MEPA, altro mercato elettronico o piattaforma certificata.
• Motivare la scelta del fornitore e rispettare la rotazione dove si applica.
• Verificare se la categoria rientra nei CAM.
• Adottare la decisione a contrarre e acquisire il CIG.
• Raccogliere l'autodichiarazione dei requisiti, il DURC e il conto dedicato.

All'arrivo della fattura

• Codice univoco dell'ufficio corretto.
• CIG presente, e CUP se previsto.
• IVA in scissione dei pagamenti se l'ente è negli elenchi.
• Importi e quantità coerenti con l'ordine.

Forniture ricorrenti: carta, toner, archiviazione

Molti uffici riordinano più volte l'anno gli stessi articoli. Per queste forniture conviene stimare in anticipo il fabbisogno dell'anno e scegliere con il RUP la strada più adatta: più affidamenti distinti, ognuno con il suo CIG e nel rispetto della rotazione, oppure un accordo quadro affidato entro le soglie, con un CIG per ogni ordine che ne discende. Per la carta A4 abbiamo spiegato come calcolare consumo e scorta in questa guida; per il toner conviene partire dalla stampante e dal numero di pagine, come per i toner Xerox nero disponibili in più rendimenti.

Cosa trovano gli enti su Ecotempo

Gli enti pubblici possono registrarsi come tali e, al momento dell'ordine, indicare il CIG. Ecotempo emette fattura elettronica alla PA con il CIG riportato e l'IVA in scissione dei pagamenti quando dovuta, con pagamento tramite bonifico tracciato. Una parte degli articoli di uso quotidiano, come la carta A4 per fotocopie, è in pronta consegna dal nostro magazzino. Chi riordina spesso gli stessi prodotti può usare l'ordine veloce per codice.

Impresa e PA: stessi prodotti, percorsi diversi

• Impresa: conta il costo totale, la continuità della fornitura e la rapidità del riordino; la procedura è libera e la fattura segue le regole ordinarie.
• Ente pubblico: contano lo strumento giusto per l'importo, la decisione a contrarre, il CIG, i controlli sul fornitore, i CAM e la tracciabilità del pagamento.